Spajanje dokumentov spada v Wordu med tiste naloge, ki nam lahko res pohitrijo delovni proces. Na primer imam nalogo poslati vabila ali voščila na 300 naslovov. Si predstavljaš koliko časa bi mi vzelo, če bi vse prejemnike pisala na roko. Seveda se ne bo zgodilo vse samo od sebe. Nekaj časa mi bo gotovo vzelo priprava prejemnikov v Excelu. To pa je tudi vse. Ko imam enkrat pripravljene in shranjene, potem so shranjeni za vselej. Sedaj pa samo sledim spodnjim korakom in ali natisnem ovojnice ali nalepke in sem.
- Pripravi si tabelo v Excelu s stiki, ki jim želiš poslati ali po pošti ali po mailu voščila. To ti bo tako ali tako vzelo največ dela ampak se splača.
- Ko ustvariš tabelo jo shrani v mapo. In ne pozabi. Kadar delaš s tabelo v Excelu, vedno poglej na katerem listu imaš podatke.
- Sedaj, ko je tabela shranjena lahko zapreš Excel in odpreš Word.
- V Wordu preklopiš na zavihek Pošiljanje.
- Začneš s tretjim ukazom Začni spajanje dokumentov in izbereš kaj želiš na koncu imeti – kuverte, oznake (nalepke), besedilo …
- Na tem mestu moraš vedeti, kakšne kuverte imaš oziroma kakšne nalepke imaš v škatli. Poišči tvoj tip kuverte ali nalepke in klikni V redu. Če ne najdeš dimenzije točno takšne kot je napisana na kuverti, potem izberi najboljšo različico po dimenzijah.
- Nato izbereš prejemnike. Tukaj se moraš spomniti kje imaš shranjen predhodno ustvarjen dokument v Excelu. Torej – v kateri mapi je shranjen, pod katerim imenom in na katerem listu v Excelu je.
- Sedaj so stiki uvoženi. Z ukazom Uredi seznam prejemnikov jih pregledaš. Mogoče koga odstraniš s tem, da ga samo odkljukaš.
- Sedaj se postavi na ukaz Vstavi polje za spajanje. Svetujem ti, da ta korak izvajaš iz t.i. spustnega seznama. Zakaj? Dosti lažje bo in nad njim imaš tako več nadzora.
- Sedaj sestaviš naslov. Ne pozabi na presledke in nove vrstice.
- Z ukazom Predogled rezultatov preveri, če so vsi. S puščico naprej nazaj in nazaj preklapljaj med stiki.
- Sedaj pa še zadnji kora Končaj in spoji. Izbereš tiskalnik in natisni.